Как правильно рассчитать отпускные?

На каждой фирме существуют свои особенности выплат отпускных, но общие правила регламентируются действующим законодательством.

Стандартный принцип предоставления отпускных

Каждый год, основной оплачиваемый отпуск обязан предоставляться всем официально трудоустроенным работникам. Суммарная продолжительность отпуска должна составлять не менее 28 календарных дней за полный рабочий год.

Обычно отпуск разбивают на несколько частей, чтобы отсутствие работника оказывало минимальный вред деятельности предприятия. Законодательство официально предписывает предоставлять работнику минимум 14 из обязательных 28 дней одной неделимой частью. Оставшееся отпускные дни работник имеет право брать небольшими частями в течение всего года. Следует отметить, что накопление "недогуляных" дней возможно только в течение 2 лет подряд. За этот срок работник должен полностью отгулять положенный отпуск.

Для некоторых категорий работников (например, учителей, психологов, шахтеров) предусмотрены дополнительные отпуска, что связано с риском психологического выгорания или тяжёлыми условиями труда. В этом случае расчет отпускных регламентируются либо ст.116 ТК, либо локальными нормативными актами.

Порядок действий для оформления отпусков:

1. Написать заявление на отпуск и отдать его на подпись руководителя
2. Руководитель подписывает заявление на отпуск для работника и издает приказ
3. Приказ поступает в бухгалтерию, где составляется точный расчет требуемых отпускных. Просчет суммы осуществляется исходя из среднего заработка специалиста
4. Осуществляется своевременная выплата законных отпускных

Важно отметить, что положенные отпускные обязательно должны быть выплачены сотруднику не позднее, чем за 3 рабочих дня (исключая государственные праздники) до предполагаемого начала отпуска (ст. 132 ТК РФ).

Как рассчитать отпускные: планируем график отпусков

Следует учитывать то обстоятельство, что график отпусков необходимо составлять заранее – обычно в начале нового календарного года. Распределение отпускных дней необходимо согласовывать с сотрудниками. Особым спросом пользуется летний период.

Существуют так называемые "горячие дни трудового года", когда все сотрудники жаждут уйти в отпуск, что парализует работу предприятия. Обычно в это время (майские и новогодние праздники) выплачиваются наименьшие отпускные, чтобы регулировать численность персонала. График отпусков, заверенный руководителем и рассчитанный в бухгалтерии, является обязательным для исполнения согласно ст. 123 ТК РФ.

Бухгалтерский расчет отпускных средств

Сотрудник получает право отправиться в отпуск, исходя из своего трудового стажа и общего времени работы в данной компании. Бухгалтеру следует помнить, что в трудовой стаж входит абсолютно все время, в течение которого определенная должность была закреплена за конкретным сотрудником. Учитываются не только рабочие дни, но и все выходные, официальные праздники, время, проведенное на больничных.

В трудовой стаж не включается:

1. Отпуск, даваемый сотруднице/ку по уходу за маленьким ребёнком. Причём не входит в стаж, как уход за новорожденным (от нуля до полутора лет), так и присмотр за малышом по достижению им 3-х летнего возраста.
2. Время отпусков, которые сотрудник брал за свой счет (часть отпусков, что превышала положенные по законодательству 14 дней)
3. Прогулы рабочего времени без уважительных причин или серьезные простои в работе компании, вызванные безалаберным отношением к работе (появлением на работе в состоянии измененного сознания – под действием алкоголя, наркотиков) и любыми случаями, когда сотрудник был отстранен от работы согласно статье 76 ТК РФ.

Во время расчета важно уделить особое внимание проверке того обстоятельства, были ли в минувшем рабочем году у сотрудника периоды, способные повлиять на итоговую сумму отпускных. Если такие периоды были обнаружены, то на это время нужно «продлить» рабочий год, за который необходимо предоставлять работнику ежегодный отпуск.

Что делать с праздничными днями?

В России весьма распространенным явлением становится перенос праздничных дней. Когда государственные праздники выпадают на выходные – их принято переносить. В этом случае расчет отпуска несколько затрудняется.

В период отпуска не должны входить все праздники, что запротоколированы в статье 112 ТК. В эту категорию входят все официальные праздники, которые принято торжественно отмечать в России. Они проходят в строго определенное время года, всегда в одни и те же числа месяцев, согласно статье 120 ТК РФ.

Например, сотрудник компании захотел взять отпуск в течении достаточно приятного периода между 27 апрелем и 11 маем. Общее количество желаемых отпускных дней составляет всего 12 дней (меньше целостной части, которая должна составлять 14 дней). При расчете отпускных, бухгалтеру нужно помнить, что официальные праздники не учитываются. То есть 1-е и 9-е мая не повлияют на выплаты.

Как быть с «авансовыми» отпусками?

Удобнее всего проводить расчет отпускных для вашего сотрудника уже после истечения трудового года или 11 месяцев – весь период, за который обязательно нужно предоставить законный отпуск. Однако достаточно часто возникают ситуации, когда сотруднику приходиться выйти в отпуск намного раньше. Например, в самом начале того года, за который необходимо предоставить ему отпуск. Тогда выходит, что отпускные будут выплачиваться авансом!

Проблема возникает в ситуации, если сотрудник решит быстро уволиться сразу же после прохождения отпуска. Ни одной компании не выгодно формирование такой ситуации. Поэтому бухгалтеру придется дольше пересчитывать отпускные и стараться удерживать часть выплачиваемых денег до выхода сотрудника на рабочее место. Поэтому старайтесь составлять график планируемых отпусков таким образом, чтобы избежать "авансовых" отпусков.

Как рассчитать отпускные для сотрудников в 2016-ом году?

Упростить жизнь бухгалтера поможет актуальная схема проведения расчетов:

1. Нужно четко определить количество всех отработанных дней, чтобы выявить средний заработок за прошедший год
2. Тщательно вычисляем СДЗ, то есть средний по компании дневной заработок работника. Формула вычисления СДЗ достаточно проста, главное быть внимательными: СДЗ = Сумма всей начисленной зарплаты за указанный расчетный период/ Показатель среднемесячного количества всех календарных дней (например, в полных месяцах этот показатель составляет 29,3)
3. Аккуратно вычисляем требуемую сумму отпускных, согласно официальной формуле. Отпускные работника = СДЗ, помноженные на количество всех календарных дней запланированного отпуска
4. Проводим начисление НДФЛ. Под аббревиатурой скрывается обязательный для оплаты налог предприятия на доходы физических лиц. Бухгалтер должен помнить, что удержанную с НДФЛ сумму, нужно перечислить в бюджет в тот же день, когда сотрудник получает законные отпускные средства.

Наглядный пример расчета отпускных для 2015 года

Сотрудник решил уйти в отпуск с периода от 21 до 29. Следовательно, расчетный период представляет собой промежуток с 1 января до 31 декабря (2014 год). В течение всего периода сотруднику проводилось ежемесячное начисление заработной платы, исходя из положенного оклада, который составлял 30 000 тыс. рублей.

Итоговая сумма обязательных отпускных в этом случае должна составить: 9 215,02 руб.

Проверьте себя и убедитесь, что ваши расчёты сходятся. Расчет осуществлялся по вышеприведенным формулам: 30 000 рублей, умноженные на 12 месяцев/12/29,3, умноженные на 9 дней.

Конечно, можно просчитывать отпускные по старинке, но в этом случае вы рискуете совершать досадные ошибки. Исключите человеческий фактор из бухгалтерских расчетов и предоставьте в отчеты точные данные по отпускным. Провести подобные расчеты без ошибок поможет онлайн-калькулятор отпускных.

Калькулятор отпускных: как рассчитать отпускные без ошибок?

Онлайн-калькулятор любит точность даже более, чем живой бухгалтер. Автоматическая система знает, как рассчитывать отпускные строго по букве закона. Никаких эмоций, только сухие цифры.

Калькулятор отпускных - это возможность избежать традиционных бухгалтерских ошибок, вызванных "человеческим фактором" (плохим настроением, рассеянным вниманием, стрессом).

Как пользоваться калькулятором отпускных:

1. Нужно ввести точные данные о периоде отпуска, а также полном расчетном периоде и всех повышениях заработной платы, которые производились в течение года
2. Важно указать всю фактическую заработную плату работника, которая была начислена ему за весь расчетный период

На основании этих данных калькулятор будет выполнять расчет среднего выплачиваемого дневного заработка.

Пользоваться калькулятором очень легко! В процессе заполнения всех обязательных полей на экране появляются подробные подсказки. Причем каждый пункт сопровождается многочисленными ссылками на действующие статьи нормативных документов.

Калькулятор рассчитывает отпускные исходя из данных о примерной сумме НДФЛ.

Следует отметить, что в калькуляторе отпускных весь расчет осуществляется, исходя из среднего заработка сотрудника за прошедший трудовой год (12 предыдущих месяцев). Если за этот период в компании проводилось массовое повышение зарплаты сотрудников, необходимо внести все эти данные в систему. Тогда зарплата работника за месяцы до прошедшего повышения будет полностью проиндексированной, а расчет отпускных будет проведен, исходя из текущего заработка.